为了开好新闻发布会，活动策划公司或者公关策划人员必须有一支精干的筹备队伍（一般由下属公关人员组成），分工明确，配合密切，督促他们将筹备工作落实到实处。准备工作一定要细致。准备工作的内容包括：选择适当日期。不可与重大节假日同时进行。一周内周末与星期一举办新闻发布会都不太适宜。具体会议时间可安排在上午9时或下午3时左右。太早与太迟对记者都不太方便。
一可避免延误，二可当面解答有关地点、交通等疑问。请柬上应说明举办新闻发布会的目的，最好列出发言人的姓名、职务、会议口期、时间、地点及联系电话等。会议召开前一两天应电话询问落实记者出席情况。
2．会议程序安排要详细、紧凑，避免冷场或混乱局面。如配合会议主题，为记者提供实地参观采访、、拍摄的机会，安排好参观地点并派专人接待。 3．会议时间一般以一小时为宜。会后邀请记者共进工作餐，可以利用非正式交谈，促进互相沟通。就餐准备工作必须事先安排妥当。 5．企业内部与会人员应配带名签，设立名牌，与会记者应发给写上姓名和机构名称的襟牌。会议桌及餐桌名牌要分清主次，顺序排好，避免混乱或不愉快事情的出现。
1、会议主持人应充分发挥其主持的作用会议主持人的言谈要庄重，有涵养，有幽歇感，能活跃会议气氛；尊重记者的提问；发言时切实把握主题范围；维持会议秩序，掌握会议时间；调合会场气氛等，主持人要特别掌握回答提问的“火候”，不能用任何动作、表情或语言别人提问。遇到应保密的问题，应解释清楚原因；遇到回答不了的问题，应告诉记者怎样可获得团满的答案。蒙混过关或以“无可奉告”之词回答提问只会引起记者的不满与反感。 2、灵活处理会议中的突发事件对于会议中的突发事件，公关策划人员要有一定的思想准备，要遇事不慌，机智灵活的进行处理。 3、作好新闻发布会的工作，检验会议的效果是重要的一环它包括公关策划人员下属人员做好以下工作：．整理会议记录材料，从中总结此次会议工作中的成败，将这些经验写成书面材料存档。 4、搜集到会记者在报刊及、所作的报道，进行归类分析，检查是否达到了自己预期的目标。如有因自己的失误造成的，应设法补救。
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